Using Autocrat to create personalized birthday cards

At the beginning of every school year, I usually spend hours writing out birthday cards for all of my students (close to 100). Today I tried the Google Sheets Add-on Autocrat for the first time to create personalized cards in minutes. Example:


Here are the instructions to do this:
(Click here to see the instructions in a Google doc.)

1. Install Chrome Sheets Add-on Autocrat.

2. Create a Google spreadsheet with student names, Class, birthdates, and age. Make sure to put headings on your columns. NOTE: If you don’t have this data, collect it from the students with a Google form which will give you a spreadsheet. NOTE 2: Very interestingly, the dates entered in French as below work fine in the merge, but in English, you can only enter numbers, as in "M/d/yyyy", "MMMM d, yyyy".

Screen Shot 2014-08-29 at 11.42.11 PM.png

3. Create a template for your card in a Google Doc. (You might want to use a Google drawing first to insert an image and add a greeting like I did. Click here to see it. Then do a screenshot of it (or File > Download as > JPEG image) then insert into a Google doc.) 

Add merge tags below the image in your Google doc template like this:
Screen Shot 2014-08-29 at 11.02.55 PM.png

(Click here for the original.) When you create the merge tags, use the fonts you want for the card. 

Templates for foldable cards:






NOTE: Autocrat will not work in a Google Drawing: only in a Google doc. 

4. Return to your spreadsheet and click on Add-ons > autoCrat > Launch:

Screen Shot 2014-08-29 at 11.52.39 PM.png
5. Click on
Screen Shot 2014-08-29 at 11.54.05 PM.png

6. Click on
Screen Shot 2014-08-29 at 11.55.10 PM.png

7. Check off the template, then click “Select” at the bottom:
Screen Shot 2014-08-29 at 11.59.48 PM.png
Screen Shot 2014-08-29 at 11.59.57 PM.png

8. Name the merge job, then click “set”:
Screen Shot 2014-08-30 at 12.01.51 AM.png

9. Next window, click “Save”:
Screen Shot 2014-08-30 at 12.04.23 AM.png

10. Next window, under “File naming convention to use", type "Carte"

11. Click
Screen Shot 2014-08-30 at 12.04.23 AM.png

12. Next window, click
Screen Shot 2014-08-30 at 12.08.40 AM.png

13. If your list is long, it may take a couple of minutes to work. You will see the green bar advancing:
Screen Shot 2014-08-30 at 12.19.37 AM.png

14. When it is done, you will see a link to the Google Doc birthday card for each of your students in your spreadsheet:
Screen Shot 2014-08-30 at 12.14.45 AM.png

VOILA! Simply amazing!!!

Note: For quick printing, create a folder ahead of time to hold the documents to be printed. Call it "Cards to be printed". You might want to make sub-folders if you have more than one class. When you are setting up the merge (#10 above), click on "Advanced settings", then "Add folder". Scroll to the folder you created (it should be the first folder that comes up if you just made it).

Click on the folder, then, "Select". Then go back up to #11.

Once your merge is finished, open the folder with the merged documents. Select all the documents (press Shift button and click on first document, then click on last document). Right click, then "Download". A zip folder will be created. Drag it onto your desktop from your downloads. Open the zip folder to show the documents. Highlight them all, then right click, open with Preview (for pdf documents). Now click "File", then "Print".

15. Click here to learn how you can use Autocrat to email feedback immediately to students.




7 comments:

  1. What a wonderful and stunning card! The details are awesome. This could make a wonderful and awesome birthday greetings. Totally love your creation!

    ReplyDelete
  2. Wow thanks for sharing informatiob, i love your creation have a beautiful birthday wishes to

    ReplyDelete
  3. Its been true with some positive aspects and values and we would indeed feel more reliable with some other piece of evidence, and it will prove some definite ideas to our own.

    ReplyDelete
  4. Professionals have yet to pick up on using a .tel domain to manage their online image and identity. The only reason must be a lack of knowledge. Never has anything so powerful and cheap been ignored by the business community.http://www.mordocrosswords.com/2016/06/tel-number-add-on.html

    ReplyDelete
  5. Custom Greeting Cards Printing - Spread some love with custom greeting cards from Print247365.com. Our premium greeting cards and custom greeting are made with your own pictures and greetings, so you can be intimate at especial occasions.

    ReplyDelete
  6. Sharing happy moments in any occasion in today's digital world is very easy and Birthday Wishes fill the life with joy and blessings.

    ReplyDelete
  7. Học kế toán ở đâu tốt nhất Tại cầu giấy
    Học kế toán ở đâu tốt nhất Tại từ liêm
    Học kế toán ở đâu tốt nhất Tại thanh xuân
    Học kế toán ở đâu tốt nhất Tại hà đông
    Học kế toán ở đâu tốt nhất Tại long biên
    Học kế toán ở đâu tốt nhất Tại nguyễn chính thanh đống đa
    Học kế toán ở đâu tốt nhất Tại minh khai hai bà trưng
    Học kế toán ở đâu tốt nhất Tại bắc ninh
    Học kế toán ở đâu tốt nhất Tại hải phòng
    Học kế toán ở đâu tốt nhất Tại tphcm
    Học kế toán ở đâu tốt nhất Tại quận 3
    Học kế toán ở đâu tốt nhất Tại thủ đức
    Học kế toán ở đâu tốt nhất Tại đà nẵng
    Học kế toán ở đâu tốt nhất Tại biên hòa
    Học kế toán ở đâu tốt nhất Tại đồng nai
    Học kế toán ở đâu tốt nhất Tại nam định
    Học kế toán ở đâu tốt nhất Tại thái bình
    Học kế toán ở đâu tốt nhất Tại bắc giang
    Học kế toán ở đâu tốt nhất Tại vĩnh phúc
    Học kế toán ở đâu tốt nhất Tại thái nguyên
    Học kế toán ở đâu tốt nhất Tại quảng ninh
    Học kế toán ở đâu tốt nhất Tại hải dương
    Học kế toán ở đâu tốt nhất Tại hưng yên
    Học kế toán ở đâu tốt nhất Tại hà nam
    Học kế toán ở đâu tốt nhất Tại ninh bình
    Học kế toán ở đâu tốt nhất Tại nghệ an
    Học kế toán ở đâu tốt nhất Tại vũng tàu

    ReplyDelete